Wat ga je doen?

Als directie-assistent verricht je verschillende administratieve, financiële en organisatorische werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat het primaire proces (de directe dienstverlening aan bezoekers en gebruikers van de bibliotheek) en de directie van de organisatie zo goed mogelijk worden ondersteund. Het werk is onder te verdelen in drie taakgebieden.

1. Je ondersteunt de directeur-bestuurder op het gebied van agendabeheer en planning.

2. Je ondersteunt de directeur-bestuurder met de financiële administratie voor de organisatie.  

• Aanvragen, controleren, bijhouden en verantwoorden van doelsubsidies
• Opstellen van (deel)begrotingen 
• Afstemming met controller t.a.v. periodieke rapportages 
• Ondersteunen van de teams m.b.t. financiën en rapportages

3. Je geeft ondersteuning aan de directeur-bestuurder en de teamcoördinatoren door invulling te geven aan:

• contractbeheer leveranciers;              
• planning, organisatie en verslaglegging van diverse vergaderingen;  
• financiële administratie rondom subsidies, beschikkingen, verantwoording en monitoring;             
• ondersteunen bij subsidieaanvragen en -verantwoordingen, certificering, jaarlijkse verantwoording en opleveren van wettelijk verplichte data t.b.v. landelijke rapportages en kwaliteitszorg;               
• verzamelen van gegevens en opstellen van managementrapportages t.b.v. beleid en bedrijfsvoering;              
• het mede bewaken en waar nodig verbeteren van processen;            
• ondersteuning bij personeelszaken;             
• organiseren van personeels- en vrijwilligersactiviteiten, zoals overleg, uitjes, feestdagenattenties en dergelijke.

Wat verwachten we van jou?

• Je hebt HBO werk/denkniveau;
• Je hebt relevante werkervaring als managementassistente, office manager of een vergelijkbare functie;
• Je hebt aantoonbare affiniteit met en kennis van financiën, bijvoorbeeld als penningmeester van een vereniging of stichting
• Je bent digitaal vaardig, kunt goed overweg met SharePoint en programma’s zoals Word, Excel en Outlook;
• Je bent een organisatietalent. proactief en denkt mee over verbeteringen en oplossingen. Ontzorgen is jouw tweede natuur. 
•  Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden en kunt goed samenwerken;
• Je bent nauwkeurig en hebt oog voor detail;
• Je kunt goed prioriteiten stellen en werkt gestructureerd;

Wat bieden we?

• Een uitdagende baan in een dynamische bibliotheek die ruimte biedt om het takenpakket samen met de directeur-bestuurder verder vorm en inhoud te geven; 
• Een sociale, prettige werkomgeving in een culturele en maatschappelijk betrokken organisatie met enthousiaste collega’s en bevlogen vrijwilligers; ·       
• Een plek waar oog is voor jou als medewerker en persoonlijke ontwikkeling voorop staat; 
• Een marktconform salaris in schaal 8 van de CAO Openbare bibliotheken (min € 3.163 / max € 4.018 o.b.v. werkervaring)
• Een dienstverband van 20-24 uur (verdeeld over 4 dagen) voor de periode van een jaar met uitzicht op verlenging. 

Procedure

Herken je jezelf in deze functie en voldoe je aan de gestelde eisen? Stuur dan je CV en motivatiebrief naar Wendy Sterk, wendy.sterk@bibliotheeknijkerk.nl

Wil je eerst meer weten over de functie? Neem dan contact op met Wendy Sterk, Bibliotheek Nijkerk, via 06-20099320